Auch, wenn inzwischen weniger mit ihnen passiert: E-Mails sind nach wie vor ein wichtiges Kommunikationsmittel im Internet. Vor allem Bestellbestätigungen oder Vertragssachen werden gerne per E-Mail abgewickelt. Im Laufe der Zeit sammeln sich aber immer mehr wichtige Mails an, die man in den meisten Fällen nur ungern löschen möchte. Ausdrucken zu Archivierungszwecken ist auch keine Lösung. Zumal in beiden Fällen das Problem ist, dass man dann nur schwer die E-Mail wieder findet, die man gerade dringend benötigt. Es wird also Zeit, sich über eine E-Mail-Archivierung Gedanken zu machen. Eine für Privatpersonen kostenlose Variante ist Mailstore Home.

Mails auf der eigenen Platte / USB-Stick archivieren

Mit dieser Windowsanwendung lässt sich ein ganzes Postfach herunterladen und anschließend auch durchsuchen. Mit ein paar Regeln kann man dann auch dafür sorgen, dass das Onlinepostfach von alten Mails befreit wird, in dem zum Beispiel Mails > 1 Jahr vom Postfach gelöscht werden. Sie sind ja im lokalen Mailstore archiviert. Das Archiv lässt sich mit einem Passwort schützen und es lässt sich auch nicht nur ein Postfach speichern, sondern sogar mehrere Postfächer gleichzeitig. Das kann vor allem nützlich sein, wenn man mehrere Mailadressen benutzt. Die Anwendung ist einfach zu konfigurieren und wie schon erwähnt: für Privatanwender kostenlos.

Lieber ein Onlinearchiv

Wer seine Mails lieber Online immer im Zugriff haben möchte, dem sei Gmail bzw. die Inbox by Gmail empfohlen. Jeder Benutzer hat in seinem Googlekonto 15 GB Platz, die er auch kostenlos zur Mailarchivierung nutzen kann. Der Vorteil der Mailarchivierug an der Stelle ist, dass man sie an jeder Stelle online abrufen kann. Außerdem ist die Suche auch sehr schnell und man kann so in der Regel flink seine Mails wiederfinden. Die Einrichtung für diese Archivierung geschieht über Gmail selbst und dort in den Einstellungen und den Importfunktionen. Gmail ruft dann die Mails aus dem anderen Postfach ab und speichert diese bei Gmail. Die Mails in Gmail können dann bei Gmail selbst, aber auch bei Inbox by Gmail abrufen. Schön ist auch die dortige, automatische Sortierfunktion, so dass Mails auch direkt in die richtigen Ordner kommen. Wer eine neue Ordnung in seinen Mails sucht und den Mitwisser Google nicht scheut, dem sei diese Onlinevariante empfohlen.

E-Mail-Vermeidung

Ansonsten sind natürlich die besten Mails auch die, die man nicht bekommt. Newsletter und Co können eine solche E-Mail-Archivierung natürlich auch ganz schön mit Müll belasten. Im Idealfall hat man diese schon vorher aussortiert. Auch die Anmeldungs- bzw. Bestätigungsmails, dass man nun angemeldet ist, wird man in der Regel nie wieder benötigen. Wer diese schon vorher aussortiert, wird in seiner Mailarchivierung viel Platz sparen. Denn gerade, wenn viel Platz zur Verfügung steht, ist die Löschfaulheit der größte Stolperstein in der Ordnung.