Mails archivieren – Mailstore Version 10

Irgendwie hofft man ja darauf, dass es wenig werden und doch ist die E-Mail als Kommunikationsweg nicht abzuschaffen. Bestellbestätigungen, Accountbenachrichtigungen, Newsletter, Einladungen: E-Mail ist nach wie vor wichtig und im Alltag nicht abschaffbar. Die Kunst ist es, trotz allem evtl. auch ältere Mails noch wieder zu finden, ohne das aktuell genutzte Postfach zu belasten. Und hier kommt das kostenlose (für die ausschließliche, private Nutzung) Mailstore Home für mich ins Spiel.

Archivieren und löschen geht sehr leicht

Mailstore lädt aus den verschiedensten Quellen und Arten von Mailpostfächern die Mails runter und archiviert sie auf der eigenen Festplatte, auf Wunsch aber auch auf einem USB-Stick, Netzwerkfestplatte oder einen USB-Festplatte. Nach dem runterladen und archivieren kann man dann entscheiden, was man mit den Mails auf dem Server selbst machen möchte. Man kann die Mails ab einem bestimmten Alter vom Server löschen lassen oder aber auch nach einer bestimmten Zeit nach der Archivierung. Außerdem kann man auswählen, welche Ordner archiviert werden sollen.

Wenn dann die Mails runtergeladen sind, kommt eine weitere Stärke von Mailstore ins Spiel: die Indexsuche.

Mails schnell durchsuchen

Mailstore kann alle archivierten Mails in sekundenschnelle nach Inhalten durchsuchen. Wenn also zum Beispiel die Bestätigungsmail eines Onlineshops gesucht wird, dann gibt man in der Suche den Namen des Shops oder auch des bestellten Artikels ein und erhält sehr schnell alle Mails, in denen das Wort vorkommt. Das funktioniert gut, schnell und zuverlässig. Auch mehrere Begriffe können miteinander kombiniert werden, um schneller die gewünschte Mail zu finden. Die Mail wird dann in Mailstore selbst angezeigt, lässt sich von da aus aber als .msg oder .eml exportieren.

Rückimport möglich

Wer auf die Mail dann nochmal beantworten oder weiterleiten möchte, kann die archivierte Mail mit einem Mausklick zurück in das Mailprogramm der Wahl schicken und dort wie jede andere Mail wieder verwenden. Auch das ganze Archiv lässt sich so zurück spielen.

Neu in der Version 10

In der aktuellen Version besteht obendrein die Möglichkeit, das Postfach mit einem Kennwort zu sichern, um zu verhindern, dass jemand im Mailstore die Mails durchwühlen kann, ohne das man es selber möchte. Damit es bei einem vergessenen Kennwort keine Probleme gibt, wird man anschließend dazu gebracht, eine Sicherungsdatei anzulegen oder auszudrucken, die ein längeres Notfallpasswort enthält. Das Passwort kann man dann an einem sicheren Ort für Notfälle zurück legen.

Mein Fazit

Ich nutze Mailstore seit 2010. So lange schleppe ich auch schon von Version zur Version meine Mails immer mit in die aktuelle Programmversion. Die Suche funktioniert immer noch sehr schnell und ich finde tatsächlich ältere Mails, die ich schon nicht mal mehr Vage in Erinnerung hatte. Außerdem lassen sich auch die Anhänge aus Mails durchsuchen. Das muss man allerdings unter „Verwaltung“ aktivieren und ist nicht von alleine aktiv. Aber gerade, wenn man wichtige Informationen per PDF bekommt, ist das sicher eine wichtige Option. Aktuell befinden sich 140.000 E-Mails in meinem Archiv und ich kann immer noch sehr gut damit arbeiten. Deswegen gibt es von mir eine klare Empfehlung für den privaten Einsatz.

http://www.mailstore.com/de/

Veröffentlicht von

Fachinformatiker, Medienliebhaber und - konsument, Rheinländer, kleiner Radiomacher, Schreiber dieses Blogs

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